パソコンを使った勤怠管理

昔は勤怠管理を紙のタイムカードと台帳を使ってやっていましたが、今はパソコンを使ってするのが主流です。勤務体系も派遣や出向、嘱託や臨時雇用と様々ですし、ワークシェアリングをするために、シフト制の勤務になっている企業も少なくありません。勤務体系が複雑化すると、紙の上で人が手作業で行うことが難しくなってきます。ミスも多くなりますし、勤務日数を数えるだけでも一苦労なのです。そこでICTの力を借りることになります。


パソコンを使うと言っても、その使い方は様々です。今まで紙だった台帳を表計算ソフトに置き換えただけの場合もあれば、タイムレコーダーから直接データを取得できる勤怠管理システムを利用する場合もあります。いずれにしても何らかの形でパソコンを使います。タイムレコーダーからデータを取得できるようなシステムはコストもそれなりに掛かります。タイムレコーダーそのものも、指紋認証方式や非接触のICカード方式など様々で、新入社員がある度に、指紋の登録をしたり、ICカードを作ったりとそれなりの手間も掛かります。逆に紙の台帳を表計算ソフトに置き換えただけの場合は、相変わらず転記の手間が掛かりますし、複雑な計算が必要になる場合には、関数の知識やマクロの知識が必要になることがあります。安価で比較的効率が良いのは、紙のタイムカードと勤怠管理ソフトの組み合わせです。転記の手間は表計算ソフトを使った場合と同様必要になりますが、勤怠管理ソフトを使った場合は、入力専用画面が用意されていることが多く、ミスの率は低くなります。そして、一旦パソコンに入力してしまえば、他のパソコンに関する知識が無くても、時間計算や日数計算はもちろん、統計資料の作成までできるようになります。


これはタイムレコーダーからデータを直接取得する場合と同じです。勤怠管理ソフトを使った場合、さらに便利になることがあります。たいていの勤怠管理ソフトを給与計算ソフトと連動することができるのです。同じメーカーのソフトを使った場合、その効果は大きく、欠勤や遅刻による皆勤手当の処理や、残業時間からの残業手当の処理、休日出勤手当の処理まで可能です。もう一つ人事管理のソフトも連動させれば、勤続年数の処理や有給休暇の処理、退職金の処理まで可能になります。パソコンを使って勤怠管理をするなら、このような連動も視野に入れてシステムを構築するのが望ましい形です。場合によっては、今まで何人もの人手が必要だった作業がたった一人でできるようになるかもしれません。